Privacy statement

Stichting Bouwinvest Dutch Institutional Residential Fund en Stichting Bouwinvest Dutch Institutional Healthcare Fund bezitten vastgoed in heel Nederland. Bouwinvest Real Estate Investors B.V. (hierna: Bouwinvest) treedt op als vertegenwoordiger van het Stichting Bouwinvest Dutch Institutional Residential Fund en het Stichting Bouwinvest Dutch Institutional Healthcare Fund en geldt als verwerkingsverantwoordelijke voor het verwerken van jouw persoonsgegevens via onze website. Bouwinvest is gevestigd te aan de La Guardiaweg 4 te Amsterdam (1043 DG).  

Bouwinvest respecteert de privacy van haar huurders. Wij vinden het belangrijk om u te informeren hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en waar wij die gegevens voor gebruiken. In dit statement informeren wij u ook over uw rechten in dit kader. Bouwinvest hanteert een strikt privacy beleid. Uw persoonsgegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, conform de eisen die de wet- en regelgeving daaraan stelt. Bouwinvest houdt zich aan de vereisten van toepasselijke wet- en regelgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In dit privacy statement geven we in dat kader graag uitleg over welke persoonsgegevens we van u verwerken, met welk doel en wat uw rechten zijn. 

Wanneer is dit privacy statement van toepassing? 
Dit privacy statement is van toepassing op alle persoonsgegevens van huurders die Bouwinvest verwerkt. Deze persoonsgegevens kunnen bijvoorbeeld worden verwerkt via het Klant Volg Systeem (KVS), SAP, Eyemove en de selfservice omgeving (o.a. het huurdersportaal). 

Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens? 
Bouwinvest verzamelt, verwerkt en verstrekt bijvoorbeeld via het Klant Volg Systeem (KVS), SAP, Eyemove en de selfservice omgeving (o.a. het huurdersportaal) persoonsgegevens naar aanleiding van contact met u. Hieronder valt dus ook e-mailverkeer en telefonisch contact tussen Bouwinvest en huurders. Bouwinvest verwerkt deze gegevens om u beter en efficiënter van dienst te kunnen zijn bij het beantwoorden van uw vragen en het afhandelen van uw verzoeken.  

Doorgaans zullen uw vragen en verzoeken betrekking hebben op de (uitvoering van de) huurovereenkomst, zoals een vraag over een betaling of een verzoek om een gebrek te herstellen of een overlastsituatie te beëindigen. Om dit zou eenvoudig mogelijk voor u te maken, zijn uw personalia en de gegevens die wij van u verzamelen vanaf het moment dat u huurder bij Bouwinvest bent geworden inzichtelijk gemaakt in het huurdersportaal. Denk hierbij bijvoorbeeld aan uw huurovereenkomst en uw IBAN. 

Wij verzamelen, verwerken en verstrekken uw persoonsgegevens dan ook met name op basis van de volgende in de AVG opgenomen grondslagen: 

• Uitvoering van de met u gesloten huurovereenkomst; 

• Nakoming van een op ons rustende wettelijke verplichting; 

• Behartiging van een gerechtvaardigd belang van ons of van een derde. 

Van wie verwerken wij persoonsgegevens? 

• (Potentiële) huurder; 

• Medehuurder; 

• Contactpersoon/vertegenwoordiger van de huurder. 

Welke persoonsgegevens verwerken wij? 
Tijdens het proces voorafgaand aan de verhuur en tijdens de verhuur, verwerken wij de volgende (persoons)gegevens van u:  

Verstrekken wij uw persoonsgegevens aan derden? 
Wij verstrekken uw persoonsgegevens alleen aan derden als dit nodig is voor het beantwoorden van uw vraag, het afhandelen van uw verzoek of om zorg te dragen voor een correcte uitvoering van de (huur)overeenkomst. Zo kunnen wij uw persoonsgegevens verstrekken aan vastgoedmanagers, bepaalde (toezichthoudende) instanties zoals gemeentes, onderhoudspartijen, onderzoeksbureaus of, in het geval van betalingsachterstanden of andere geschillen aan incassobureaus, deurwaarders, advocaten en gerechtelijke instanties.  

Daarnaast kan het incidenteel voorkomen dat wij uw persoonsgegevens aan derden verstrekken als dat nodig is voor de uitvoering van een wettelijke verplichting. Denk aan de verstrekking op vordering van politie en justitie of de Belastingdienst en aan verstrekking aan gemeentes in het kader van de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening. 

Beveiliging 
Bouwinvest gaat zorgvuldig met uw persoonsgegevens om. Dit doen wij onder andere door het treffen van adequate technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Denk hierbij aan het uitvoeren van een informatiebeveiligingsbeleid, het trainen van onze medewerkers en het beveiligen van onze servers. Uw gegevens zijn alleen toegankelijk voor medewerkers die uw gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun functie. 

Door Bouwinvest ingeschakelde derden 
Wanneer Bouwinvest bij de uitvoering van haar dienstverlening derden inschakelt die in opdracht en onder instructie van Bouwinvest uw persoonsgegevens verwerken, zoals vastgoedmanagers, treft Bouwinvest maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens uitsluitend volgens de geldende wet- en regelgeving worden verwerkt. Dit betekent dat wij een overeenkomst sluiten met deze partijen. Hier wordt o.a. in opgenomen welke gegevens in onze opdracht en onder onze instructie verwerkt mogen worden en dat uw gegevens alleen mogen worden verwerkt ten behoeve van het afgesproken doel. Ook worden hierin afspraken gemaakt over de beveiliging van uw gegevens. 

Verwerking binnen de EER 
In principe vinden alle verwerkingen en het opslaan van uw persoonsgegevens plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer wij een derde inschakelen bij de uitvoering van onze dienstverlening, geldt als uitgangspunt dat ook de derde uw gegevens alleen verwerkt en opslaat binnen de EER. Mocht er in een uitzonderingsgeval wel verwerking en opslag buiten de EER plaatsvinden, dan dragen wij er zorg voor dat uw persoonsgegevens op dezelfde wijze worden beschermd als wanneer uw gegevens in de EER zouden zijn gebleven. 

Uw rechten 
U heeft het recht om Bouwinvest een verzoek te doen tot inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van uw persoonsgegevens. Daarnaast kunt u bezwaar maken tegen een verwerking van uw persoonsgegevens. Naar aanleiding van uw verzoek wordt bekeken of en in hoeverre hieraan kan worden voldaan. U wordt op de hoogte gesteld van de uitkomst van deze heroverweging door Bouwinvest. 

Vragen over deze privacyverklaring of een van genoemde verzoeken kunt u te allen tijde stellen via het contactformulier op onze website. Kies hier voor onderwerp “Mijn Gegevens”. 

Of per post aan: 
Bouwinvest Residential Fund 
T.a.v. Tenant Experience 
Postbus 56045 
1040 AA Amsterdam 

Op uw verzoeken reageren we in principe uiterlijk binnen vier weken. Wanneer het niet mogelijk is om binnen vier weken te reageren, ontvangt u een bericht met de redenen voor verlenging van de termijn. 

Voor klachten over het verwerken van persoonsgegevens kunt u uiteraard terecht bij ons en daarnaast bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Bewaartermijnen  
Uw gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking of zolang we dat volgens de wet verplicht zijn. Uw gegevens in het huurdersportaal zijn tot 1,5 jaar na opzegging huurovereenkomst toegankelijk voor u.  

Wijzigingen privacy statement 
Wij kunnen dit privacy statement wijzigen wanneer wet- en regelgeving wordt aangepast en/of indien de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken verandert. 

Wij raden u aan dit privacy statement geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen. 

februari 2025