U huurt een woning, parkeerplaats, garagebox of winkel-, kantoor- of bedrijfsruimte van Bouwinvest Dutch Institutional Residential Fund N.V. Het Fund wordt beheerd door Bouwinvest Real Estate Investors B.V. (hierna: Bouwinvest).
Privacy statement
Het recht op privacy is een belangrijk grondrecht. Bouwinvest respecteert de privacy van haar huurders. Bouwinvest gaat om die reden uiterst zorgvuldig met uw persoonsgegevens om en legt niet meer gegevens vast dan nodig is.
Hierbij houdt Bouwinvest zich aan de vereisten van toepasselijke wet- en regelgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
In dit privacy statement geven we in dat kader graag uitleg over welke persoonsgegevens we van u verwerken, met welk doel en wat uw rechten zijn.
Wanneer is dit privacy statement van toepassing?
Dit privacy statement is alleen van toepassing op alle persoonsgegevens die Bouwinvest ten behoeve van en over het klantcontact verzamelt en verwerkt via het huurdersportaal.
Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?
Bouwinvest verzamelt, verwerkt en verstrekt via het huurdersportaal persoonsgegevens naar aanleiding van contact met u. Bouwinvest doet dat om u beter van dienst te kunnen zijn bij het beantwoorden van uw vragen en het afhandelen van uw verzoeken. Dat is prettiger voor u en efficiënter voor ons.
Doorgaans zullen uw vragen en verzoeken betrekking hebben op de (uitvoering van de) huurovereenkomst, zoals een vraag over een betaling of een verzoek om een gebrek te herstellen of een overlastsituatie te beëindigen. Om die reden is ook de huurovereenkomst zelf in het huurdersportaal opgenomen.
Wij verwerken naast persoonsgegevens ten behoeve van en over het klantcontact met u persoonsgegevens om u te identificeren. Denk aan uw geboortedatum. Zo weten wij zeker dat degene met wie wij contact hebben onze huurder is.
Wij verzamelen, verwerken en verstrekken uw persoonsgegevens dan ook op basis van de volgende in de AVG opgenomen grondslagen:
- uitvoering van de met u gesloten huurovereenkomst;
- nakoming van een op ons rustende wettelijke verplichting;
- behartiging van een gerechtvaardigd belang van ons of van een derde; en/of
- toestemming van u.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Van u (en/of van een contactpersoon als de huurder een bedrijf is):
- naam
- adres
- telefoonnummer
- e-mailadres
- correspondentieadres
- geboortedatum
- bankrekeningnummer
- betaalwijze
- klantcontact (e-mailadres, telefoon, tijdstip en inhoud klantcontact)
- huurovereenkomst (en mogelijke allonges)
Van uw eventuele medehuurder:
- naam
- telefoonnummer
- e-mailadres
- klantcontact (e-mailadres, telefoon, tijdstip en inhoud klantcontact)
Aan wie verstrekken wij uw persoonsgegevens?
Wij verstrekken uw persoonsgegevens aan derden als dit nodig is voor het beantwoorden van uw vraag of het afhandelen van uw verzoek. Zo kunnen wij uw persoonsgegevens verstrekken aan vastgoedmanagers en onderhoudspartijen of, in het geval van betalingsachterstanden of andere geschillen, aan incassobureaus, deurwaarders, advocaten en gerechtelijke instanties.
Daarnaast kan het incidenteel voorkomen dat wij uw persoonsgegevens aan derden verstrekken als dat nodig is voor de uitvoering van een wettelijke verplichting. Denk aan de verstrekking op vordering van politie en justitie.
Ook kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens verstrekken aan derden die op ons verzoek klanttevredenheidsonderzoeken uitvoeren. Wij doen dat niet dan nadat u daarvoor toestemming aan ons heeft verleend. Bij het verlenen van toestemming, informeren wij u over het gebruik van uw persoonsgegevens.
Tot slot kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens aan derden verstrekken zodat zij u kunnen benaderen om aanbiedingen te doen voor duurzame energieoplossingen. Ook dat doen wij niet dan nadat u daarvoor toestemming heeft verleend.
Waarom gebruiken wij cookies?
Bouwinvest verzamelt en verwerkt via het huurdersportaal ook persoonsgegevens van u door middel van functionele en analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan het huurdersportaal wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Functionele cookies zorgen ervoor dat het huurdersportaal naar behoren werkt en dat uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Daarnaast worden deze cookies gebruikt voor het opsporen van misbruik van de website. Analytische cookies gebruiken wij om persoonsgegevens te verzamelen over het gebruik van het huurdersportaal. Gemeten wordt hoeveel huurders het huurdersportaal bezoeken en op welk tijdstip. Ook wordt gemeten welke pagina’s worden bezocht (hoe lang en hoe vaak) en in welke volgorde en/of er foutmeldingen zijn opgetreden. De verzamelde gegevens worden gebruikt om de inhoud van het huurdersportaal beter af te stemmen op de wensen en de behoeftes van onze huurders. Wij hebben daar een gerechtvaardigd belang bij. U kunt met behulp van uw browserinstellingen aangeven dat u niet (langer) wilt dat er cookies op uw hardware worden geplaatst. Houd er wel rekening mee dat ons huurdersportaal dan niet optimaal meer werkt.
Bezwaar
Wanneer Bouwinvest uw gegevens verwerkt voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang, kunt u te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking. Of de verwerking ook daadwerkelijk wordt gestaakt, wordt dan heroverwogen.
Toestemming
Alleen wanneer er geen andere grondslag bestaat voor de verwerking van uw persoonsgegevens zal Bouwinvest u om toestemming vragen. Bouwinvest vraagt u onder andere toestemming voor het deelnemen aan een huurdertevredenheidsonderzoek. Wanneer Bouwinvest u om toestemming vraagt, zal van te voren duidelijk worden geïnformeerd welke persoonsgegevens we van u willen verwerken en met welk doel. Het is u in geval van toestemming te allen tijde toegestaan om uw toestemming in te trekken. Zodra u ons bericht dat u uw toestemming intrekt zullen wij de verwerking direct staken.
Beveiliging
Bouwinvest gaat zorgvuldig met uw persoonsgegevens om. Dit doen wij onder andere door het treffen van adequate technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Denk hierbij aan het uitvoeren van een informatiebeveiligingsbeleid, het trainen van onze medewerkers en het beveiligen van onze servers. Uw gegevens zijn alleen toegankelijk voor medewerkers die uw gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun functie.
Door Bouwinvest ingeschakelde derden
Wanneer Bouwinvest bij de uitvoering van haar dienstverlening derden inschakelt die in opdracht en onder instructie van Bouwinvest uw persoonsgegevens verwerken, zoals vastgoedmanagers, treft Bouwinvest maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens uitsluitend volgens de geldende wet- en regelgeving worden verwerkt. Dit betekent dat wij een overeenkomst sluiten met deze partijen. Hier wordt o.a. in opgenomen welke gegevens in onze opdracht en onder onze instructie verwerkt mogen worden en dat uw gegevens alleen mogen worden verwerkt ten behoeve van het afgesproken doel. Ook worden hierin afspraken over de beveiliging van uw gegevens gemaakt.
Verwerking binnen de EER
In principe vinden alle verwerkingen en het opslaan van uw persoonsgegevens plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer wij een derde inschakelen bij de uitvoering van onze dienstverlening, geldt als uitgangspunt dat ook de derde uw gegevens alleen verwerkt en opslaat binnen de EER. Mocht er in een uitzonderingsgeval wel verwerking en opslag buiten de EER plaatsvinden, dan dragen wij er zorg voor dat uw persoonsgegevens op dezelfde wijze worden beschermd als wanneer uw gegevens in de EER zouden zijn gebleven.
Uw gegevens inzien en corrigeren
U heeft het recht om Bouwinvest een verzoek te doen tot inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid of afscherming van uw persoonsgegevens. Vragen over deze privacyverklaring of een verzoek tot inzage, verbetering of verwijdering van uw persoonsgegevens kunt u te allen tijde per e-mail richten aan: [email protected]
Of per post aan:
Bouwinvest Residential Fund
T.a.v. Mijn gegevens
Postbus 56045
1040 AA Amsterdam
Op uw verzoeken reageren we in principe uiterlijk binnen vier weken. Wanneer het niet mogelijk is om binnen vier weken te reageren, ontvangt u een bericht met de redenen voor uitstel.
Voor klachten over het verwerken van persoonsgegevens kunt u uiteraard terecht bij ons en daarnaast bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Bewaartermijnen
Uw gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking of zolang we dat volgens de wet verplicht zijn. Uw gegevens in het huurdersportaal zijn tot 1,5 jaar na opzegging huurovereenkomst toegankelijk voor u.
Wijzigingen privacy statement
Wij kunnen dit privacy statement wijzigen wanneer wet- en regelgeving wordt aangepast en/of aan de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken.
Wij raden u aan dit privacy statement geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.
Laatst gewijzigd: juli2020
====================================================================================================================
Privacyverklaring coulance Coronacrisis - formulier
Bouwinvest Real Estate Investors B.V. (hierna: Bouwinvest) is als beheerder verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens als huurder van Bouwinvest Dutch Institutional Residential Fund N.V. Wij vinden het belangrijk om u te informeren hoe wij met die persoonsgegevens omgaan en waar wij die gegevens voor gebruiken.
Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring is van toepassing op de persoonsgegevens die Bouwinvest verzamelt en verwerkt als u als huurder een toelichting verstrekt op uw financiële situatie op het moment dat u door de Coronacrisis niet in staat bent de huur en eventuele servicekosten voor uw woning te betalen.
Welke aanvullende gegevens verwerken wij en waarom?
- De aard van uw inkomsten (bijvoorbeeld uit een dienstverband of een onderneming)
- Informatie over uw gezinssituatie
- De reden dat u uw huur en eventuele servicekosten niet kunt betalen (inclusief eventuele bewijsstukken)
- Of u – zover u weet – aanspraak kunt maken op overheidssteun
Het doel van de verwerking van deze aanvullende gegevens is dat onze financiële afdeling u een passend voorstel kan doen met betrekking tot uw huidige of eventueel toekomstige huurachterstand in verband met de Coronacrisis. De grondslag voor deze verwerking ligt in de tenuitvoerlegging van de met u gesloten huurovereenkomst.
Beveiliging van uw gegevens en verstrekking aan derden
Bouwinvest gaat zorgvuldig met uw gegevens om. Wij hebben adequate technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Voor zover derden (bijvoorbeeld leverancier administratiesysteem) bij het uitvoeren van diensten en bedrijfsactiviteiten uw gegevens verwerken, treft Bouwinvest de vereiste contractuele, technische en organisatorische maatregelen om te verzekeren dat uw gegevens uitsluitend worden verwerkt voor zover dit in het kader noodzakelijk is. In ieder geval worden uw gegevens uitsluitend verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.
Uw rechten en vragen
U heeft het recht om Bouwinvest een verzoek te doen tot inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van uw persoonsgegevens. Vragen en verzoeken kunt u per e-mail richten aan [email protected], of per post aan Bouwinvest Residential Fund t.a.v. ‘Mijn gegevens’, Postbus 56045, 1040 AA Amsterdam. Voor klachten over het verwerken van persoonsgegevens kunt u uiteraard terecht bij ons en daarnaast bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Bewaartermijnen
De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking. Dit betekent dat wij de gegevens die u verstrekt verwijderen op het moment dat alle eventuele afspraken die gemaakt worden als u door de Coronacrisis niet in staat bent de huur en eventuele servicekosten voor uw woning te betalen zijn nagekomen.